3\ Obiettivo: Zero email
Ricevi troppe email. Se provi a mettere in ordine rischi di perderti delle email, se non fai nulla invece fai confusione. In questo caos è un attimo fare click su link sbagliati.
nel frattempo: se ricevi questa email insieme alle altre email promozionali (ad esempio se usi Gmail) e non vuoi succeda ancora, sposta il messaggio nella scheda principale: puoi farlo sia trascinandola che usando il tasto destro -> sposta nella scheda Principale.
La Dritta, in breve
L’email è il vettore d’attacco principale dei crimini informatici. Tenere in ordine la propria casella email è la prima difesa.
Se hai fretta puoi andare al nocciolo della questione al paragrafo “La dritta spiegata bene“ più giù, altrimenti continua a leggere per avere un po’ di contesto.
A casa tua quando ricevi una lettera, dopo che l’hai letta che fai? la rimetti nella cassetta delle lettere?
Ogni tanto provi a mettere ordine nella tua casella di posta con un rigore degno di un Jedi ma dopo qualche giorno ci ricaschi e cedi al lato oscuro?
Hai creato tante belle cartelle organizzate in cui archivi il tutto, e con delle belle regole automatiche le email si spostano da sole, tutto cosi automatizzato che non ti accorgi che arrivano e ogni tanto te le perdi?!
Poi ci sono le email che finiscono nello spam e non dovrebbero, ma parliamo di quelle che ci dovrebbero finire e non ci finiscono rischiando di farci inavvertitamente scatenare l’inferno a un nostro click di troppo.
Poi ogni tanto ti ricordi che c’era una email interessantissima che ti hanno qualche mese fa, ma vai tu a scovarla in quel ginepraio: ammetti che quando ci provi ti canticchi la colonna sonora di Indiana Jones per farti coraggio.
Non va bene! Ti suggerisco un metodo che funziona
Questo metodo di gestione della posta deriva da una metodologia di organizzazione personale nota come GTD: Getting Things Done1, in italiano: Portare a termine le cose.
Se volete c’è pure un libro tradotto in italiano dal titolo: Detto, Fatto2 .
La dritta spiegata bene:
La tua Posta in Arrivo deve essere costantemente vuota.
Ti spiego l’obbiettivo: nella Posta in Arrivo, la INBOX, dovranno esserci solo email che non hai mai visto.
Che fine fanno le altre?
Finiscono Archiviate: perchè devi farci qualcosa più tardi. Archiviare significa spostarle in una cartella di Archivio3
Finiscono Cancellate: perchè non servono più. In caso siete dei collezionisti incalliti, al posto di cancellare è concesso spostare in una cartella apposita.
Possiamo cominciare?
Prenditi del tempo per fare questa attività: mezzora o un’ora in base a quante email hai nella posta in arrivo.
Le email di massa (10 minuti)
Passa in rassegna la tua casella di posta e scova tutte le newsletter, le mailing list, pubblicità insomma tutte quelle email di massa e periodiche che ti arrivano di cui non te ne fai nulla ma che periodicamente ti arrivano e ti creano disordine. Non dire che sono tutte utili: se sono più di 10 non sono utili. Salvane massimo 10, tra cui ovviamente ti obbligo a tenere la mia 😂.
Poi se:
Il mittente è fidato o quantomeno noto: Cerca il link “Disiscriviti/Unsubscribe” e premil e segui con pazienza la procedura. Se ti stufi o oppure solo se non trovi il link, marca “come spam“: poi il sistema potrebbe proporti di “segnare come spam e disiscriviti”
Il mittente non ti è noto o non ti fidi o pensi che ci sia qualcosa di strano: marca come “come spam“.
Fine. Troppo semplice? E perchè non lo hai fatto fino ad ora?
Periodicamente fai questo check e disiscriviti sempre da email di massa non richieste.
Deve essere una operazione automatica. Scoprirai che da una certa dose di soddisfazione.
Ricevi una email di massa-> noti che non ti interessa -> disiscriviti o spam.
Fine. Niente ma e niente scuse. In caso farai sempre in tempo a iscriverti nuovamente.
Le email normali (40 minuti)
Passa in rassegna la tua posta in arrivo, dalla più nuova alla più vecchia4 e per ognuna chiediti:
Questa email mi dice di “agire in qualche modo” oppure “devo fare qualcosa riguardo a queste email”? (ad esempio: rispondere, inoltrare, delegare, comprare qualcosa, appuntarti qualcosa, chiamare qualcuno ecc…)
NO: Cancellala o archiviala. Non serve più. Fallo ora. Deve scomparire dalla tua vista. Prossima email.
SI: L’email si dice che è azionabile. vai al passo successivo.
Ci metti meno di 2 minuti a fare questo qualcosa e puoi farlo adesso?
SI: Fallo immediatamente. E poi archivia5 o cancella. Prossima email.
Riflettici. Molte volte quello che devi fare con le email è rispondere con due righe, oppure inoltrare per delegare l’attività a qualcun’altro, in quest’ultimo caso è obbligatorio non inoltrarla e basta, ma dare una spiegazione a chi riceve l’inoltro di cosa ti aspetti da lui (occupatene tu e poi fammi sapere, ad esempio)
NO: vai al passo successivo.
Quindi devi fare qualcosa che non puoi fare ora.
Quando potrai farla? Pensa a quando potrai avere il tempo necessario per farla (la sera?) o quando sarai nel luogo adatto per farla (al negozio?).
Posticipala: alcuni sistemi di posta, tra cui Gmail ti permettono di far sparire l’email e farla ricomparire al momento pianificato, come una sveglia. Non hai Gmail? crea una cartella con il nome “da fare“6
Prossima email.mmm… sei sicuro che devi farci qualcosa? forse dovevi archiviarla. Tranquillo che non perdi informazioni, l’email sarà sempre a tua disposizione, ma sarai tu a decidere quando leggerla e non sarà più in mezzo alle cose importanti.
Fine. Per ogni email nella tua posta in arrivo dovrai aver svolto questa attività.
Dovresti arrivare a conclusione della procedura ad avere zero email nella posta in arrivo.
Se hai migliaia di email nella tua posta in arrivo?
Datti un obbiettivo realistico: una email vecchia più di un mese che senso ha che sia lì? Archivia d’ufficio tutta la posta più vecchia di un mese. Tanto non la perdi, la sposti solamente.
Fatto.Benvenuto nel nuovo mondo.
Semplice ed efficace. Come mantenere questo ordine? Semplice:
Ripeti periodicamente il controllo della Posta in Arrivo con le stesse regole. Decidi tu in base alle tue esigenze la frequenza: ogni ora? ogni giorno? quando ti capita?
Ovviamente sarai molto più veloce dato che dovrai processare solo la nuova posta7
Ovviamente il metodo GTD non parla solo di gestione della posta elettronica. In caso vi interessi approfondire leggete il libro.
Ricordate: una casella di posta ordinata è la prima grande difesa contro email truffaldine. Vedrai che la maggior parte dell’operatività di posta elettronica si svolge nella posta in arrivo, solo in quantità residuale nelle altre caselle.
Quindi se la Posta in Arrivo è in ordine lavoreremo con più efficenza e meno rischi.
Ultime cose poi ci salutiamo
Intanto grazie. Nel giro di 7 giorni siamo già diventati più di 40. Grazie.
Grazie anche a Filippo, che con pazienza mi consiglia: è merito suo se il contenuto di queste email è leggibile e soprattutto è breve.
Vi ricordo che più siamo e più sono incentivato a continuare quindi se volete che smetta, basta disiscriversi 😂
Il mio obiettivo minimo è arrivare a 100 per il 30 giugno. Dai che ce la facciamo.
Ad esempio: l'hai già girata a tua mamma? A tuo papà? A tuo figlio? A tua figlia?
alla prossima
Nicola
David Allen è un guru affermato dell’organizzazione e produttività personale i più curiosi possono guardare il sito dedicato al suo metodo
Gmail e Outlook ne hanno già una predefinita, quella di Gmail si chiama Tutti i Messaggi, quella di Outlook Archivio. Per archiviare basta normalmente premere un pulsante. In Outlook addirittura basta premere il pulsante BACKSPACE (cancella all’indietro) per archiviare la posta nella cartella ARCHIVIO.
Perchè se hai ricevuto più email sullo stesso argomento è probabile che quelle più recenti abbiano informazioni più complete e attuali delle altre meno recenti e una volta analizzate quelle, potrai rapidamente archiviare tutte quelle precedenti.
Se in futuro credi che dovrai tenere verificato l’esito dell’attività che hai appena fatto (es. hai risposto a una email e ti aspetti una risposta importante), sposta la email in una cartella che chiamerai “In Attesa“. Questa cartella ti ricorderà tutte le attività che hai aperte di cui aspetti un riscontro da altri.
Tenere a mente costa fatica, tienilo bene a mente. Tutti ridono.
Vi dico la verità: io ho trovato più pratico lasciare le email azionabili direttamente nella inbox. Questo vuol dire che non avrò mai zero email nella inbox ma un’elenco di email che mi danno la lista delle cose da fare quotidiana. Normalmente ne ho una decina, venti nei momenti più caldi e grazie a questo metodo gestisco circa 40 email azionabili al giorno senza problemi, in momenti critici anche 60, una media di 200 a settimana lavorativa.
o quella “non letta“ se hai fatto come me, nel punto 4 qui sopra.